Эффективная внешняя службаField force. Эффективная команда. Эффективное управление.

Вопрос

Предположим необходимо определиться с детальностью ежедневной отчетности, сложность которой напрямую связана с трудоемкостью заполнения. Например, имеет ли смысл детализировать отчетность до таких показателей как: потенциал врача, фактическое назначение, наличие препаратов в аптеке.

Решение

Для начала определим какая аналитика должна быть в ежедневной отчетности. Медицинские представители должны тратить минимальное количество времени на заполнение ежедневных отчетов, но при этом мы должны получить все необходимые данные для принятия решений. В качестве такого обязательного минимума можно считать:

1. Фактическое назначение и потенциал врача по препаратам;

2. Наличие препаратов в аптеке;

3. Розданные промоматериалы.

С аналитикой мы определились. Очевидно для того, чтобы уменьшить время на заполнение ежедневных отчетов система автоматизации должна позволить сделать это быстро и удобно. Так, к примеру, помогут:

1. Возможность отчитаться о нескольких визитах в одно отделение одним документом. Это возможно потому что визиты в отделение обычно происходит с одним и тем же списком препаратов, который соответствует плану промоактивности по региону.

2. Фактическое назначение и потенциал во время формирования документа могут заполняться по умолчанию данными из предыдущих визитов. Медицинский представитель будет тратить время только на внесение изменившихся показателей.

3. Во время списания промоматериалов даем медицинскому представителю возможность списания наиболее часто используемых промоматериалов одним нажатием. К примеру, медицинские представители всегда оставляют листовки по препаратам, о которых говорилось на визите. Зная, какие листовки к каким препаратам относятся — это просто.

4. В планах работы медицинский представитель регистрирует информацию о предстоящем визите — это врачи и препараты. Соответственно есть возможность, автоматически сформировать отчет о проделанном визите на основании данных плана. Такой подход так же даст существенную экономию времени.

А теперь рассмотрим какую же выгоду мы можем получить в виде аналитических отчетов:

1. АВС анализ врачей и учреждений. Проведение сегментации врачей и больниц дает возможность принять решение в какое учреждение можно сделать визиты для обеспечения подтягивания отстающих позиций индивидуального плана продаж медицинского представителя.

2. Пенетрация препаратов в аптеках региона. Анализирование пенетрации препаратов даст возможность вовремя выявить слабые места по региону в представленности препаратов.

3. Потенциал по брендам, по специалистам. Благодаря информации про суммарный потенциал региона медицинский представитель может формировать общую картину возможности выполнения плана продаж.

4. Оценка эффективности планирования. Легко быть занятым, но трудно быть эффективным. Такая информация позволит медицинскому представителю оценить составленный план визитов и внести корректировки в него.

Таким образом не обязательно отказываться от более подробной аналитики в ежедневной отчетности, если конечно система автоматизации позволяет отчитываться быстро и удобно.

Инструмент